文件版本好多好頭痛?看美國顧問公司用 Google 雲端硬碟提升合作效率

Google 雲端硬碟協助卡迪納爾集團培養更協作的工作文化

圖片來源:Google Cloud

CloudMile 編譯註:總部位在美國科羅拉多州的資產管理、投資與顧問公司卡迪納爾集團(Cardinal Group)最近採用了 Google 雲端硬碟(Google Drive)和 G Suite,為他們超過 1,000 位的團隊成員打造合作更協調且高效的工作環境。本文由其 IT 與資料部門副總裁 Cara Athmann 所撰寫。

卡迪納爾集團擁有四條不同的業務線,每條業務線皆對整體公司績效至關重要:不動產投資、第三方資產管理、營建管理及行銷。身為 IT 與資料部門副總裁,首要任務之一就是為團隊中的每位團隊成員,提供其所需要的高效工具,同時也要確保公司的所有資料皆安全並妥善管理。而且,面對多種不同的業務單位,關鍵在於團隊成員能夠在各個團隊之間有效協作。卡迪納爾集團在很大程度上仰賴 Google Drive 和 G Suite,協助他們達成這些目標。

在與 Google 合作之前,卡迪納爾集團仰賴傳統的內容儲存和管理解決方案。他們的團隊成員發現此類工具繁瑣且不夠直覺──在正確的時間找出正確的檔案非常困難,並且在公司內部各種團隊之間有效協調、配合和分享內容很有挑戰。

此外,也面臨了文件所有權和版本管控問題。一個團隊將針對合約開始進行作業,然後透過電子郵件與協同合作者分享,其隨後將與第三協同合作者分享,依此類推。從未弄清楚哪個文件版本最新、誰是所有者,以及應由誰負責作業。團隊成員每天皆仰賴這些工具完成他們的工作,而不好的經驗越來越影響工作效率和士氣。

邁向合作更協調的公司文化

卡迪納爾集團開始探討針對這些問題的各種解決方案,並很快意識到 Google 對工作效率的方法,與他們想要建構更為協作且創新文化的願望最為接近。卡迪納爾集團將現有的所有內容和資料皆轉移到雲端硬碟。而且,團隊成員大多數都已熟悉雲端硬碟,並發現 Google Drive 容易使用且非常直覺,因此極少變更管理,很快地就能啟動和運行。

透過雲端硬碟,卡迪納爾集團的團隊成員可以輕鬆快速地找出和存取他們當時所需要的檔案,從而節省寶貴的時間並提高整個團隊的工作效率。在整個雲端硬碟及其他 G Suite 應用程式(app)中同步即時協同合作,對卡迪納爾集團來說是一大賣點。

舉例來說,若公司正在組織一個行銷計畫,那現場人員、行銷及營運團隊可以全部同時針對同一計畫進行作業,這幫他們節省大量時間,也可以排除版本管控和所有權問題。此外,卡迪納爾集團正走向「從任何地方皆可工作」的模式,雲端硬碟是這種轉變的巨大推動力,無論團隊成員正在總部辦公室、在家裡或在客戶的社區工作,皆能夠輕鬆地針對檔案進行存取和協作。

較少的 Support Ticket 讓 IT 部門有時間著手更重要的專案

自從幾年前卡迪納爾集團開始與 Google 合作以來,團隊成員從800位增加到1,400位,在這麼驚人的成長幅度,看到與工作效率相關的支援單(Support Ticket )數量維持不變。

這表示每位團隊成員的支援單數量減少了43%。因此,團隊成員可以將更多的時間運用在提高工作效率,著重為卡迪納爾集團及團隊成員創造業務價值。

在卡迪納爾集團成為更為協作且創新公司的過程中,搬遷到 Google Drive 和 G Suite 一直是很重要的部分。期待與 Google 保持這種合作夥伴關係,並且很高興看到下一步的發展!

CloudMile 編譯註:本篇原文由總部位在美國科羅拉多州的資產管理、投資與顧問公司卡迪納爾集團(Cardinal Group)IT 與資料部門副總裁 Cara Athmann 所撰寫。卡迪納爾集團最近部署了 Google 雲端硬碟(Google Drive)和 G Suite,為其超過1,000位的團隊成員建構更為協調合作且高效的工作環境。

About CloudMile

CloudMile 為亞洲領先的人工智慧服務與雲端供應商,並以實踐 AI 成為企業成長動能為己任。團隊利用機器學習及大數據分析,協助企業進行商業預測及產業升級。CloudMile 擁有超過70張專業技術認證,其中有超過40張 Google Cloud 專業認證,也是 Google Cloud 北亞地區第一家擁有機器學習、資料分析及基礎架構認證的核心策略合作夥伴。

Website: https://www.mile.cloud/
Facebook: https://www.facebook.com/CloudMileFans/
Linkedin: https://www.linkedin.com/company/cloudmile/
Youtube: https://www.youtube.com/c/CloudMile
Contact Us: [email protected]