國際案例-G Suite-高露潔

面臨的挑戰

作為一家標準本位的組織,高露潔希望長期鞏固其戰略IT合作夥伴,並在各地區保持一致的系統和流程。在2015年,該公司決定將其協作方法現代化。

高露潔利用許多跨部門、地理位置分散的團隊來完成工作。該公司需要的靈活性只有基於雲端的協作才能提供。它還需要一個現有和未來員工都接受的生產力套件,且需要定期提供新功能而無需IT部門進行升級。

“我們著手尋找一個使用方便的工具集以支持我們團隊的創新,並從根本上改變人們能實現的目標,”高露潔-棕欖 協作服務資深經理Mitch Cohen說道,他負責所有全球使用的協作和生產力工具。“我們想要一個會讓人們在使用時會感到興奮的解決方案 – 而且該方案可在未來20多年持續支持我們的公司。”

為了確認其協作工具的需求,高露潔成立了一個跨部門團隊,其中包括來自基礎架構和運營、站點管理、網絡和安全性的代表。在對員工進行面試並分析現有協作工作流程後,該團隊最終確定了十大終端用戶需求列表,包括在單一位置儲存文件,進行面對面視訊會議以及最大幅度地減少登入不同工具的所需時間。

高露潔斟酌應採用協作套件或使用多個獨立產品,最終決定採用前一種方法。 “我們希望避免在全職管理軟體時花費大量時間和成本,”Mitch表示。 “我們想要一個能讓員工在整合環境中無縫工作的系統。”

解決方式

“G Suite脫穎而出,因為它是一個真正的整合工具集,具有單一登入和一個目錄。G Suite專為雲端而創建且無舊有落地機房的缺點。 我們認為Google將繼續成為雲端協作的最大創新者,這也是我們可以與其合作的合作夥伴。“ –  Mitch Cohen,高露潔-棕欖協作服務資深經理

由於Google已全面考慮雲端的資安問題,我們得以減少對於修補或妨礙生產力應用程式的需求,進而避免我們的生態系統要妥協的狀況。” –  Tim Booher,首席技術官,高露潔-棕欖

高露潔與Google Cloud Premier Partner-SADA Systems合作,藉由其專業以成功搬遷至雲端生產力套件。透過與Google緊密合作,三間公司制定了推出G Suite並滿足高露潔對於協作與安全需求的計畫。

“最後,我們選擇Google有三個主要原因。G Suite能脫穎而出是因為它是一個真正的整合工具集,具有單一登入和一個目錄。G Suite專為雲端而打造,沒有落地機房的缺點,“Mitch表示。“我們還認為Google將繼續成為雲端協作的最大創新者,也是我們可以與其合作的合作夥伴。最終,經過仔細分析後我們對G Suite的安全性感到最滿意。“

高露潔-棕欖 首席資安官 Tim Booher補充道:“由於Google全面考慮雲端資安問題,我們得以減少對於修補或妨礙生產力應用程式的需求,進而避免我們的生態系統要妥協的狀況。此外,Google Cloud對低級別安全性和多樣化的監控報表的強調使我們能夠有充分的信心讓我們的資安團隊專注於如何使公司能夠自信地善用新興技術。“

半年內將28,000位員工的日常系統搬遷至G Suit

當宣布我們選擇Google時,我們對員工的積極回應感到鼓舞。與Google和SADA Systems合作,在11月的一個週末,我們共有23,000名用戶,並且在半年內共有28,000名全球用戶。“ –  Mike Crowe,首席資訊官 高露潔 – 棕欖

有鑑於在高露潔全球團隊間實現高效、有效協作的重要性,該公司與SADA Systems合作,發展了實現最無縫推廣的戰略。高露潔與SADA的變革管理專家合作,為搬遷到G Suite制定了一個四階段的方法,確保所有內部團隊保持一致。該公司希望快速完成搬遷,同時將業務中斷降至最低,並設置為期六個月的區間在全球推廣G Suite。

“SADA建議採用分階段、啟動和學習的方法,透過我們全球用戶群一波波地落實來積累經驗。藉由這種方式,我們對公司的培訓和變更管理進行了微調,以便後續都能更好地落實每次上線,“高露潔 全球協作服務 資深總監Patty Vollmar表示。“除了現場培訓,我們還加入了各種語言的線上參考工具、網路廣播和培訓素材。這是一次積極的體驗,加速了我們的G Suite搬遷。“

在短短三個月內,高露潔將其全球IT組織轉變為G Suite,首先是IT服務中心的70名員工,然後是第二階段,搬遷其餘IT部門 – 全球約1,000名員工。在第三階段,高露潔招募志願者,他們很高興成為早期採用者,並在下個月搬遷了4,000名用戶。大約900名早期採用者成為Google Guides,擔任在地領頭羊並在推廣期間培訓其他員工。

“在不到三個月的時間裡,我們看到人們的工作方式有所改變。超過94%的用戶積極使用Google雲端硬碟,僅一個月內就進行了超過57,000小時的Hangouts Meet,讓我們的員工可以在辦公室和行動裝置上進行協作,進而連接我們的全球團隊。“ –  Mike Crowe,首席資訊官,高露潔 – 棕欖

高階管理人員及其行政助理接受了重點培訓,協助他們能盡快採用G Suite並推動由上而下的變革。強而有力的領導造就了成功搬遷。高露潔的最高管理層致力於擁抱G Suite並以身作則。

“在SADA Systems的協助下,最初的上線日期從未變更,我們在一個週末內將23,000名用戶搬遷至G Suite,”Mitch說道。“轉型盡可能完美無缺,不會對業務造成任何影響。搬遷後的星期一非常平靜。“

高露潔首席資訊官Mike Crowe補充道:“當我們宣布選擇Google時,我們對員工的積極回應感到鼓舞。 我們知道,進入新的協作平台將是一次重大的變革管理工作。與Google和SADA Systems合作,在11月的一個週末,我們共有23,000名用戶,並且在半年內共有28,000名全球用戶。“

來自全球的正面回應

高露潔的員工慶祝全球順利搬遷、舉辦發布會、提供G Suite測驗獎品,以及穿著“C-P is Going Google”T恤和帽子。全球期待和興奮是顯而易見的,Mike Crowe很快就開始收到員工發來的正面回應email。 員工的意見從強烈的“謝謝”到大家談論自己是多麼興奮,有既新且熟悉的方式與公司內外的團隊一起工作。

“不到三個月的時間裡,我們看到人們的工作方式有所改變,”他說。“超過94%的用戶積極使用Google雲端硬碟,僅在一個月內就有超過57,000小時的Google Hangouts Meet會話,讓我們的員工可以在辦公室和移動裝置上進行協作,進而連接我們的全球團隊。 我們還看到了對Google Slide、Sheets和Docs 比預期中的更快速被採用。“

對生產力和創新的重新想像

G Suite不僅可以幫助改善高露潔產品的品質和上市時間,還可節省以前在日常協作上花費的時間和成本,同時增加員工與客戶、同事和合作夥伴的互動。

使用Google 簡報,世界各地的員工可以共同編輯和整合簡報。透過Google表單,非技術用戶可以輕鬆收集回覆並將數據填充於Google 試算表。“人們欣賞試算表的簡潔,”Mitch說。 “借助試算表中的探索功能,每個人都可以將數據帶入其決策中。 用戶只需輸入問題即能獲得有關其數據的答案。“

Notes Patty:“在行動裝置上使用G Suite應用程式的高露潔員工比以往更能輕鬆地創建、管理和接受會議。只需點擊智慧手機、平板電腦或PC,即可加入Hangout 會議,這有助於我們保持聯繫。當會議結束而不得不離開工作時。我只需要透過我的行動裝置上的Hangout和耳機,就可在上車時加入重要討論。如果我在機場且有人需要我所擁有的資訊,只需點擊幾下,我就可以透過行動裝置分享。而如果我在火車上,有人需要我查看簡報,我可以評論或編輯,以便在時間緊迫時提供幫助。“

打破窠臼

搬遷至G Suite一年多後,高露潔仍然興奮不已。 員工體驗到參與並被賦予更多,且不急於取消他們的“Going Google”標誌。

“有些人說,搬遷到G Suite對於一家大型企業來說並不常見,但它對高露潔來說效果很好,”Mitch表示。 “正如有人曾經說過的那樣:我溜到球將要去的地方,而不是它已經去過的地方。”部署合作夥伴(G Suite授權經銷商)

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About Colgate

高露潔 – 棕欖公司(高露潔)是一個真正的美國成功故事,講述了小型肥皂和蠟燭業務如何發展成為世界上最大的公司之一,提供許多知名品牌的口腔護理、個人護理、家庭護理和寵物營養。高露潔產品在2017年財富500強排行榜上名列第182位,產品銷往200多個國家和地區,公司在全球130多個辦事處擁有約38,000名員工。

200多年來,高露潔一直致力於透過推出能夠幫助人們獲得更健康、幸福生活的產品,讓世界變得更美好。藉由開發漱口水以防止牙垢積聚,並透過Optic White品牌提高美白牙膏的效果,高露潔以豐富的創新傳統為基礎。

該公司更回饋其服務的社區,透過其Colgate Bright Smiles、Bright Smiles等計劃為兒童提供免費牙科檢查和口腔健康教育。高露潔在南太平洋和其他地區的Clean Hands-Good Health計劃旨在藉由提供洗手教育資源來鼓勵孩子洗手。

為了在21世紀實現盈利和持續增長,高露潔必須不斷創新出新產品,並跟上消費包裝商品快速變化的前景。對於高露潔的大多數員工而言,與同事和合作夥伴的合作非常重要,每個部門 –  IT、採購、研發、行銷、供應鏈,財務和人資 – 都必須匯集在一起,才能實現公司目標。

主要成果

  • 促進全球28,000位員工協作。
  • 實現流暢且快速的搬遷,在6個月內將28,000名用戶搬遷至G Suite。
  • 推動快速採用,僅一個月內94%的用戶已花57,000小時在Google Hangouts Meet會議並在Google雲端硬碟進行協作。
  • 為員工間的持續協作提供生產力套件,以提高組織內的效率。
  • 在不影響安全性的情況下提高用戶生產力。