G Suite 進化論 – 看 Google 如何透過「機器學習」提升生產力

文/Christine|編輯/Quen

G Suite 進化論 – 看 Google 如何透過「機器學習」提升生產力

文/Christine|編輯/Quen

上班族有福了! Google 為旗下的辦公室生產力工具 G Suite 改頭換面、導入機器學習,幫助人們大大提升工作效率。

根據 Google 在 2015 年做的一項研究,上班族平均只會利用 5% 的時間去思考下一個重大方向或創意發想。大部份時間卻往往耗費在調整文件、追蹤進度、研究分析等繁雜的工作事項上。他們發現,這就是機器學習可以改善的問題。

調整文件和簡報的版面配置、整理報告、管理電子郵件等 — 這些活動對某些人來說已經近乎本能了,但既耗費太多時間與心力,又對創意產出沒有直接貢獻。G Suite 透過機器學習,讓系統自動為使用者推薦下個步驟、簡化了工作程序。麻煩少了,也讓日子好過一點!

Google企業專用的雲端工作系統 G Suite(舊名為「 Google Apps for Work 」)包括人們熟悉的 Gmail、Docs(文件)、Sheets(試算表)、Slides(簡報)、Drive(雲端硬碟)、 Calendar(日曆)、Hangouts 等,還有最新發佈的「 Team Drives 」公用硬碟。

Gmail的垃圾郵件過濾功能

Google 從 2014 年開始在 Gmai l導入 TensorFlow 和其他機器學習工具,不斷訓練「垃圾郵件過濾器」讓系統學習預測哪些信件可能是垃圾郵件,目前偵測準確率已達 99.9%,為十億名 Gmail 用戶大大減輕了清理收件匣的煩惱。

Inbox 有另一個機器學習應用:Smart Reply。在打開閱讀郵件時,系統會自動產生三個「建議回覆內容」。當郵件只需要簡短的回應時,這項新功能就可能幫助使用者省去思考和打字的時間。而需要花費更大的心思去回覆的信件,Smart Reply 往往也能加快回信的速度。

如果想知道更多 Smart Reply 背後的原理,像是系統怎麼辨識出哪些郵件需要回覆、怎麼立即產生自然語言,可以參考Google官方部落格或聯繫 Google 的台灣策略合作夥伴CloudMile

文件、試算表、簡報裡的「探索」功能

試算表裡的「 Explore 」功能幫使用者解決困難的公式、函數問題,只要用自然語言輸入問題,Google 就會用自然語言處理把問題翻譯成公式,並給出答案。

在 Google 文件和簡報中,同樣也有「 Explore」功能:系統會依文件內容推薦相關的文章、圖片(在寫市場研究、提案時很有幫助),甚至可以輕易在應用介面內直接搜尋 Google Drive 或網路上的資料。製作簡報時,「Explore」會主動列出建議設計版型,只需要點擊一次就能完全套用新的設計。Google 表示,用戶因為新功能平均省下 30% 調整簡報樣式的時間!

Google Drive 的「快速存取」

動畫來源:Google The Keyword – Save time with Quick Access in Drive

快速存取「 Quick Access 」是幫使用者快速找尋 Google Drive 檔案的工具,能為每個人省下50% 的搜尋時間。Quick Access 根據用戶經常互動的其他用戶名單、日曆裡的開會行程、過去在 Drive 上的使用行為,推薦用戶在特定時間點可能需要的文件。

參考資料

CloudMile

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