透過G Suite讓企業以更加快速、智慧且協作的方式運營

透過G Suite讓企業以更加快速、智慧且協作的方式運營
圖片來源:Google Cloud

從已經運營了一個多世紀的組織,到出生於數位化時代的公司,到剛開始開展業務的企業家,G Suite正在幫助人們比以往更快、更智慧且更協作地工作。上個月,Cloud Next ’19上Google 宣布了對智慧生產力和協作應用程式集的更新。以下是有關新內容的完整列表:

  • G Suite與Google助理測試版整合
  • G Suite外掛程式(測試版即將推出)
  • Cloud Search (符合條件的客戶已可使用)
  • Drive metadata(測試版)
  • Hangouts Meet updates: 自動即時字幕(普遍可用)、公共直播(即將推出)和會議參與者數量增加(即將推出)
  • Connected sheets (測試版即將推出)
  • 用於G Suite的Google Voice(普遍可用)
  • Gmail內使用的Hangouts Chat(測試版)
  • 在Google 文件、Google 簡報、Google 試算表中編輯MS Office文件
  • 與訪客共享Google Drive(測試版)
  • 企業版的 Google+ 的新名稱
  • 資料存取透明化(普遍可用)
  • 強化G Suite的資料區域安全性 (普遍可用)
  • 資安協作與自動化(測試版)

更快的G Suite

敏捷性是能夠在持續變化的市場中保持競爭力的核心,這代表著您的團隊需要工具來幫助他們更快地行動。以下G Suite更新能協助您更有效地工作,將更少的時間花在重複性、可預測的任務上。

首先,G Suite現正與Google助理整合,特別是Google日曆。Google助理對您的個人生活助益不少,現在當您登入並切換到G Suite帳戶時,也能透過Google助理為工作日做好準備。無論是在家、在旅途中還是在車內,都可以讓Google助理提醒您下次會議的時間和地點,並隨時了解日程安排的變化。此整合現已在測試版中提供。

接下來,G Suite外掛程式,讓用戶能在G Suite側面板中存取他們喜愛的工作相關應用程式以完成任務,而不是在多個應用程式和頁籤間切換。員工現在可在草擬Google Doc時查看CRM工具以獲取資訊,直接透過Gmail中的電子郵件把任務加到專案管理工具中等等。現在,推出了新的G Suite外掛程式,幫助您保持工作流程,包括Copper、Workfront、Box等。

同時也推出了一種利用Drive metadata以更快、更輕鬆地在Google 雲端硬碟中找尋檔案的新方法。G Suite管理員及其代理人可以創建metadata的類別和分類,以使內容在搜尋中更容易被找到。藉由這種方式,員工可以將metadata應用於雲端硬碟中的任何檔案,並最大限度地縮短追蹤檔案所需的時間,同時協助您的組織保持更精細的管理。

更智慧的G Suite

員工需要存取相關資訊才能做出自信且明智的決策。以下的G Suite更新可協助您的組織更智慧地工作。

首先,將Cloud Search中的第三方連接提供符合條件的G Suite企業版(Enterprise)客戶,兩年前,Google 推出了Cloud Search,以幫助員工搜尋和尋找公司中的每個數位資產和人員。去年,則開始提供Cloud Search作為獨立解決方案,因此即便是尚未搬遷到G Suite的企業也可以在其公司中使用Google搜索的強大功能。作為獨立產品的一部分,Google讓企業可以搜索第三方資料源,如SAP和Salesforce。

正在更新Hangouts Meet,以協助提高會議效率並幫助大型企業保持聯繫。首先,你可以在視訊會議期間使用由Google的語音識別技術驅動的自動即時功能。對於聽力受損、非母語的與會者甚至是嘈雜的房間,現場字幕確保每個人都能跟上。現在的Meet功能多以英語提供。其次,Google正在公開提供直播。去年首次公佈了能容納10萬名觀眾的即時串流媒體功能。基於此,很快您就可以讓組織外的與會者透過將其列為“公開”以觀看直播。最後,新版的Meet最多可同時讓250人同時參加會議(即將推出)。

人們習慣使用試算表和樞紐分析表來分析資料,但是當您面對的是大型複雜資料集時,這可能會困難許多。現在,Google Sheets中的一個新功能- connected sheets可讓您直接在Sheets中協作處理多達100億行BigQuery數據(無需SQL!)。在操作簡易的Sheets介面中快速查看您公司的BigQuery數據,並使用公式和樞紐分析表對其進行分析,甚至可以打造可視化圖表。

更集中的G Suite

Google知道協作文化能激發最好的想法,因此團隊擁有能順暢協作的工具十分重要。G Suite中的以下更新可以協助您一起工作,無論是何種工具或在何位置(Google會盡力將中斷聯繫控制在最低限度)。

首先,Google Voice現在普遍可供特定市場的G Suite客戶使用。Google Voice是一種雲端電話服務,可為您提供可在任何設備上隨時隨地使用的電話號碼。透過Google內建的AI,Voice可協助您轉錄語音郵件並阻止垃圾郵件騷擾。Voice還使用語音合成技術自動創建多達九種語言的呼叫選單,因此您不必擔心錄製訊息或翻譯。最後,管理員可以輕鬆配置和管理Voice,因為其負責號碼分配,移植和計費。

您可能知道Google已經發展了經典的Hangouts,專注於將團隊聚集在一起的兩種體驗:Hangouts Chat和Hangouts Meet。這兩種工具已被G Suite客戶廣為採用,現在更將Hangouts Chat帶入Gmail。現在,您可以在桌面上的一個位置輕鬆存取所有團隊通聯 – Gmail的左下部分將突顯人員,房間和機器人。房間(rooms)以線程(threads)擴展全螢體驗。

人們使用各種工具來完成工作,這就是為什麼可以在Microsoft Office中即時協作,就像在G Suite中一樣。透過文件、試算表和簡報,您可直接在G Suite處理Office文件,且無需擔心轉換文件檔案類型 – 若您和使用Office的外部客戶或內部團隊進行交流,這將非常有用(額外資訊:也能藉此利用G Suite的智能服務,例如使用由AI驅動的文法建議),Office編輯將在未來幾週內推出。

重要的是,您的技術可以輕鬆地與公司以外的人員-外部利益關係人進行協作,推動專案需要投入大量心力。這就是為什麼可以更輕鬆地與沒有Google帳戶的人分享儲存在雲端硬碟中的檔案,就像您已經與那些人共享的那樣。雲端硬碟中的訪客共享是一種簡單的方式,您可以使用個人識別碼(pin code)邀請其他人在G Suite中協作處理檔案。擁有識別碼的訪客可以查看、評論、建議編輯,並直接編輯文件,試算表和簡報,以及其他文件類型,如PDF和Microsoft Office檔案。目前可於測試版中使用。

Google Currents是企業版Google+的新名稱,是員工分享知識並和組織內其他人進行有意義討論的平台,無論其職稱或所在位置。在Currents上,員工可以輕鬆地查看組織中的趨勢,並關注感興趣的主題。Currents已在測試版中提供。

更適用於企業的G Suite

Google致力於提供讓企業獲得透明度的商業工具,這可以協助企業自信且簡單地保護其資料。以下的G Suite更新為企業提供了更多有效管理資料存取、識別資安問題以及協同修復的方法。

首先,存取透明化讓G Suite客戶了解 Google 員工對您帳號的操作記錄,以及每次被使用的原因(例如引用特定support tickets)。 因此,您可以基於合理的業務理由驗證Google是否正在存取您的資料,您也能根據需要使用此資訊以支持稽核。接下來,Google正在增強覆蓋備份資料範圍的區域。對於要求嚴格控制的組織,G Suite的資料區域讓您現在能選擇靜態覆蓋的資料,包括應儲存於全球、美國或歐洲的備份。G Suite的這些增強功能,存取透明化和資料區域現在都可使用。

Google 也為管理員提供了其他方法來評估組織的資安問題,並共同努力進行修復。管理員現在可以創建規則以使警報自動化並執行操作,以及能直接在安全中心(security center)的調查工具中保存和共享調查。此外,管理員也能夠在通知中心(alert center)內指示警報狀態,確定問題的嚴重性並將警報分配給其他管理員。這能協助管理員和分析師團隊主導警報,並在其完成安全調查時提供即時狀態更新。

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