Google Meet、Microsoft Teams 和 Zoom,3 款視訊軟體哪個好?關鍵功能一次整理

圖片來源:Google Cloud

因應防疫需求,不少公司選擇了在家工作(Work from home)或遠距工作(Remote working),相關辦公室視訊、雲端協作的需求,以及怎麼維持工作效率也成為熱門話題。這次為大家介紹與比較 3 款視訊會議軟體,包含 Google Meet、Microsoft Teams 與 Zoom 的關鍵功能,還有兩個維持工作效率的撇步,幫助你輕鬆防疫、高效遠距!

Google Meet :只要有 Email 就能輕鬆視訊!

Google Meet 是 Google 推出的視訊會議服務,奠基在 Google 安全穩固的全球基礎架構、會議資料都會經過加密,確保開會的每個人的資訊和隱私。同時跟 Google 雲端硬碟在內的 G Suite 系列功能整合,與會者可直接透過 Gmail 與 Google 日曆邀請會議,並且透過手機、電腦等隨時隨地加入。

圖片來源:G Suite

因應疫情,Google 自五月起,更開放只要有 Email 的使用者,都可以使用 Google Meet 視訊聊天,原本就有 Gmail 的人只要在 Google Meet 網頁版 登入,便可發起或安排會議。如果沒有 Google 帳戶,使用者可選擇工作或個人 Email 建立帳戶,只需 1 分鐘的時間就能完成。

另外更可「免費」使用原本只有企業版與教育版可以用的進階功能給所有使用者,包含:舉辦最多可供 250 位參與者的大型視訊會議、進行最多有 10 萬名觀眾同時觀看的直播,還有會議過程可錄影後存在 Google 雲端硬碟等。(延伸閱讀:在 Gmail 中使用 Google Meet 的快速入門指南

即日起登入 Gmail 就能到左側邊欄使用 Meet 迅速發起或加入會議
(圖片來源:G Suite

Microsoft Teams:方便與 Microsoft 365 整合

與 Excel、Word 與 PowerPoint 同屬 Microsoft 365(前身是 Office 365)應用程式系列,Microsoft Teams 目前分成免費版、商務基本版與商務標準版三種,免費與商務版都提供會議通話、共用檔案及網頁版 Word、Excel 和 PowerPoint 等應用,視訊會議最多可支援 250 人參加之外,也可以舉辦即時活動(直播),參與人數上限高達 1 萬人。

目前因疫情微軟也提供商務基本版( Office 365 E1 )免費試用六個月,可體驗 Microsoft Teams 完整功能,包含視訊通話、文件共享且沒有使用人數的限制,不過僅限之前沒申請過這項服務的組織,需要向業務窗口取得推廣代碼才能啟動免費試用。

時勢造英雄但資安爭議也多的 Zoom

Zoom 在疫情蔓延時獲得市場熱烈支持,主要因其介面操作簡單,成員可利用邀請網址或查詢會議 ID 的方式,邀請他人加入視訊會議,另外也提供會議錄影,可自動儲存 MP4 格式。不過免費版只能使用 40 分鐘,若超過 40 分鐘就會自動中斷,需要再發起另一個會議。

不過日前 Zoom 爆發資安疑慮,像是資安專家 Jonathan Leitschuh 曾指出 Zoom 有零時差漏洞,允許任何網站在未經用戶許可的情況下開啟 Mac 電腦鏡頭、被不相干的人加入會議;另外,進入會議的 ID 容易被破解,間接導致「Zoom-Bombing」的騷擾現象,也就是攻擊者惡意亂入 Zoom 對話甚至播出色情或令人反感的內容。

雖然相關爭議事後 Zoom 陸續補救,但多數消費者的信心大減,教育部已於 2020年 4 月 7 日起禁用,許多企業也紛紛另尋解方。

Google Meet、Microsoft Teams 與 Zoom 視訊會議軟體功能比一比

 

  Google Meet Microsoft Teams Zoom
容納人數 250 人(所有使用者在 9 月 30 日前都可免費使用) 250人限時 6 個月的 Freemium 免費版,則無人數上限) 100 人
最長會議時間 不限(免費版使用者 9 月 30 日後開始限制最長 60 分鐘) 不限 40分鐘(免費版)
螢幕共享
錄影功能 可,儲存至 Google 雲端硬碟 付費版可,將儲存至Microsoft Stream 雲端儲存空間 免費版存成 MP4 格式;付費版可存至雲端
直播最多觀看人數 在同一網域 10 萬名內觀眾 付費版可,1 萬名觀眾 25人,並可依需求擴充至100人以上

G Suite 一次滿足遠距工作所有需求

在家工作需要的不只視訊,以往在辦公室可能只要抬頭或轉身就能找到同事問檔案、求建議,但遠距工作讓這類情境變得困難,從開始一個專案的集思廣益、到執行、管理也很麻煩,這時候就需要如 G Suite 這樣一套雲端協作軟體完成以往面對面開會能做的事。

例如支援團隊成員即時共同編輯、註解文件(Google Docs)、簡報(Google Slides)和試算表(Google Sheet),並透過版本記錄追蹤所有的變更,另外訂閱彼此 Google 日曆知道什麼時候方便開會,甚至直接預約下一次的會議,同步滿足遠距工作時專案管理的需求。

G Suite 提供註解及建議操作等多種協作功能,讓文件能讓多人同時編輯、留言並紀錄不同版本。
(圖片來源:G Suite

在家工作怎麼維持效率?善用蕃茄鐘與儀式感

唐鳳也在用的蕃茄鐘工作法

相信很多人都想知道如何在不進辦公室的狀況下保持專注、有效產出,被日本媒體稱為「天才 IT 大臣」的數位政務委員唐鳳,日前分享了他的「番茄鐘工作法」(Pomodoro Technique),每當認真工作 25 分鐘,就讓自己休息 5 分鐘,幫助大腦切換「專注」與「放鬆」兩種模式以提升吸收資訊的效率,而番茄鐘的名稱就是源自此工作法的發明者 Francesco Cirillo 用的番茄造型時鐘。

Pomodoro technique by Luca Mascaro
Pomodoro technique

創造儀式感有助在家工作戰勝惰性

包含基本的換裝(特別是在家工作時要穿著外褲!)、吃早餐(每天必備的一杯開工咖啡)與同事互道早安,進階到在坐定在書房、書桌前等固定的區域工作、每天固定時間與團隊快速報告進度等,都是居家辦公期間營造儀式感的方式。儀式感能幫助遠距或居家工作者維持往常的工作效率,當然除了以上幾種方式,適度休息也是維持生產力的長遠之計。

綜合上述,維持遠距工作的效率,可善用科技輔助,選擇合適的視訊會議與雲端協作軟體, CloudMile 為 G Suite 的核心策略合作夥伴,將會提供客戶導入前完整的諮詢、導入後的技術支援。除了帳戶服務,還有提供在地的技術支援,服務品質以及售後服務皆有良好保障。有視訊需求現在不妨就登入 Google Meet 試用,更多關於 G Suite 的服務可參考 G Suite 常見問題(FAQ)懶人包整理,或聯繫我們