翻轉辦公模式！Google Workspace 助攻企業組織日常

現今，企業組織講求團隊績效、生產力，也相當重視員工競爭力及核心能力。無論是業務還是專案經理人，一天當中的辦公日常，從行程安排、任務時程管理、檔案的共享整合，到團隊內、外部協作溝通的順暢度，都深深影響著企業組織的成長動能。

尤其在遠距工作、分流辦公的模式下，個人更需要強化例行事務的處理效率，將心力放在策略擬定及核心任務，以應對疫情下高度變化的市場環境。CloudMile 於本文統整企業部門如何透過雲端協作平台 Google Workspace 整合時間管理、溝通協作等多項任務，打造更高效的作業流程，並以企業組織中的業務、專案經理及人資部門等職位，作為辦公情境分享。

高效率「郵件整理術」！強化每日任務安排效率

不論企業哪個部門員工，每天開始辦公的第一件事，便是確認當天的任務安排。對於專案經理人及業務來說，經手各項專案、管理不同客戶，便需要更有效的信件管理工具，來減少廠商、客戶信件搜尋及回覆的時間；對於人資而言，有效管理應徵者的來信，則勢能減少資料確認時間，加強每日工作安排效率。

透過 Google Workspace 整合式工作平台，可以將信件管理及行事曆功能整合在同一介面，使用者開啟 Gmail 信箱介面後，也能同時於右側展開 Google 行事曆，確認當日的團隊會議、客戶拜訪時程、應徵者面試時間等，減少頁面來回切換時間，也能於回信件時同步確認時程。

此外，Gmail 信件管理功能也支援「客製化標籤」，經理人、業務可用於區分專案名稱、客戶名稱，人資則能有效區分應徵者職位別等等，收信時便能清楚追蹤各類別信件的最新進度；也能設定「優先收件匣」，讓系統自動按照寄信人或信件主旨來進行信件排序，優先顯示重要信件。

善用「整合式」溝通工具，更即時回應客戶需求

在遠距工作模式下，如何更即時、高效地溝通已成為企業組織的一大挑戰。過往業務例行的客戶拜訪轉為線上會議，少了當面交談的溫度，更高效、即時地回覆成為維繫客戶關係的關鍵之一；而疫情期間，人資部門更是要肩負起企業招募的責任，持續向外尋找人才，同時對內強化團隊溝通及管理。

對此，Google Workspace 平台將常見的通訊工具整合於 Gmail 介面中，包括熱門視訊軟體 Google Meet 和即時通訊工具 Google Chat。例如，業務每天一早在 Gmail 收信完成並確認任務安排後，便能直接在側邊欄開啟 Google Chat 對話框，與客戶、同事進行事項討論；也能直接加入 Google Meet 會議，與團隊討論專案進度、向客戶報告最新資訊等；人資部門每天花費許多時間處理求職者信件，但是透過 Gmail 介面，便能隨時加入會議，進行遠距面試，大幅減少頁面切換時間。Google Workspace 整合通訊工具於同一個介面，強化與外部客戶更即時的互動回應，也增進企業內部溝通效率。

時常找不到客戶文件？一招簡化專案管理作業流程

除了運用一站式整合的通訊工具來節省溝通時間，加強團隊間的文件管理以及協作流程，也是優化每日工作流程的重要關鍵。透過 Google Workspace 平台，團隊可以建立專屬的共享資料夾，從企業總體的資料夾、各部門資料區，細分到以專案為單位的檔案夾，有效運用資料夾層級建立作業流程，並確保共享者都能掌握文件歸檔的流程及作業思維。

以專案經理人為例，企業內部的專案經理人確立好統一的專案流程後，可以有效運用 Google 雲端硬碟（Google Drive）資料夾進行文件管理。例如，以「客戶名稱」作為資料分類依據，建立不同客戶專屬的資料夾，並往下細分該客戶相關的專案資料及會議記錄等，減少人員換手帶來的時間成本，也便於向客戶分享文件檔案；而業務部門則是能和財務部門共享報價單及合約等資料夾，滿足多人共用檔案的需求，大幅節省文件傳輸時間，也能善用資料夾的「星號」工具或優先工作區，作為雲端硬碟存取文件的快捷鍵。

針對共享雲端空間，Google Workspace 多數版本方案採用團隊全員帳號加總計算，意味著雲端空間用量較多的成員可以運用空間用量較少成員的額度，對於企業組織來說，共享資料夾的雲端儲存空間利用更加彈性，也能有效節省成本。

此外，Google Drive 和內建的 Google 文件、試算表及簡報等文書工具高度整合，支援即時的版本更新，確保擁有文件權限的成員皆能同步掌握最新情況；Google Drive 也支援 Microsoft Office 檔案協作，無需額外轉換檔案格式，遇到使用 Office 系統的客戶，也能輕鬆透過 Google 文書工具共同編輯。

掌握遠距會議高效技巧，會議再多也不怕！

根據經濟學人報導，居家辦公模式下，企業員工每天的會議數量大幅地增加，但單次會議時間則有縮短的趨勢，如何以最高效率來進行遠距會議，已是企業團隊追求的共同目標。近期，已有許多企業導入視訊會議軟體 Google Meet 。Google Meet 使用前無需安裝軟體，介面則保有 Google 用戶熟悉且直觀的操作體驗。最重要的是，團隊可以結合運用 Google Workspace 平台的共用雲端工作區 進行即時協作，使得遠距會議達到最高效率。

以專案經理人為例，在會議開始前，可以先在客戶資料夾中建立 Google 文件來製作例行會議模板；開會時，直接在 Google Meet 中分享螢幕畫面，同時將連結分享給團隊成員，並且在後續每場會議中，與團隊成員同步存取同一份會議紀錄，使得專案相關的會議內容皆能保存於同份文件中；會議結束後，則可以將 Meet 視訊通話紀錄儲存到雲端資料夾，方便與會人或未與會的同事來觀看；而業務透過 Google Meet 與客戶開會時，也能分享螢幕畫面，或是透過 Google 表單連結來搜集客戶的回饋，同步整合到 Google Sheet 中進行分析。

此外，對於人資部門而言，人才招募在疫情期間顯得更為重要。除了運用 Gmail 來優化求職者資料管理外，面試應徵者之前，人資團隊與招募主管可以運用雲端協作平台，針對求職者的職務說明及條件需求進行協作，保持雙方的高效溝通，強化人才招募的效率和品質。而人資團隊使用 Google Meet 對外進行面試時，也能邀請求職者即時進行 Google 文件共同協作，觀察求職者的邏輯思維及問題解決能力。

延伸閱讀：統整企業導入 Google Meet 五大原因

疫情徹底衝擊了傳統的辦公模式，也帶動企業組織團隊開始導入團隊協作文化，並且更加重視辦公工具的整合性等，來強化個人與團隊間的作業效率。不論是提升任務安排效率、即時溝通、加強文件管理流程，以及提升遠距會議效率等，透過 Google Workspace 協作平台，組織內不同部門或職位別，都能階段性地優化每日辦公流程，強化個人及團隊生產力。而隨著雲端科技應用日漸廣泛，企業組織內部員工和團隊，如何根據日常作業習慣，選擇最適合的辦公工具，將會是未來企業能否提升整體競爭力的一大關鍵。

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